Sistem gaji ialah satu
projek yang dibangunkan untuk kegunaan pejabat atau industri kecil dan
sederhana. Sistem ini sangat berguna dalam proses membayar gaji. Sistem ini
lebih menyenangkan kerja pentadbir jika dibandingkan dengan sistem secara
manual. Sistem ini dapat menyelesaikan masalah pentadbiran. Contohnya dalam
mengira gaji pekerja. Sistem ini akan mengira gaji secara automatik. Selain
itu, sistem ini dapat menjimatkan masa pentadbir dan mempunyai antara muka
sesuai serta menjimatkan kertas. Dengan adanya sistem ini, prestasi kerja pentadbir
akan meningkat. Tambahan pula, sistem ini dapat memaparkan maklumat dengan cara
yang mudah dan cepat. Dalam analisis yang dibuat, terdapat beberapa masalah
yang dikenal pasti dalam sistem yang digunakan sekarang. Sebagai contoh,
pejabat dan industri memerlukan satu sistem yang dapat menjalankan semua proses
membayar gaji. Sistem yang dibangunkan mestilah selamat digunakan dan dapat
mencetak penyata gaji pekerja dan laporan. Selain itu, sistem ini juga perlu
mengira gaji secara automatik dan mempunyai fungsi mengekalkan maklumat
pekerja, buat salinan maklumat, mencari, menyimpan maklumat sejarah dan dapat
menjimatkan masa. Kaedah yang digunakan untuk membangunkan Payroll Sistem ialah
Modern-driven development (MDD). MDD ialah teknik melukis model yang menganalisis
kan masalah, mendapatkan keperluan dalam perniagaan dan mereka bentuk sistem
maklumat. Terdapat tujuh dasa dalam kaedah MDD iaitu fasa penyiasatan, fasa mengenal
pasti masalah, analisis keperluan, analisis keputusan, mereka bentuk, pembinaan
dan perlaksanaan. Skop untuk Payroll system ini dibahagikan kepada enam
bahagian. Iaitu bayaran biasa, zakat, pinjaman, insurans, tabung haji dan
A.S.N. Bayaran biasa digunakan untuk menyimpan semua proses membayar gaji dan
mencetak penyata gaji pekerja. Zakat digunakan untuk menyimpan maklumat zakat
dan mencetak maklumat zakat. Selain itu, pinjaman digunakan untuk menyimpan
maklumat peminjam sekiranya seseorang pekerja dikehendaki membayar pinjaman
kereta , pinjaman perumahan ataupun pinjaman komputer. Bagi insurans pula,
sistem ini juga digunakan untuk menyimpan maklumat insurans yang dibeli oleh
pekerja. Tambahan pula, tabung haji dan A.S.N juga digunakan untuk menyimpan
maklumat masing-masing. Pentadbir dapat mengawal seseorang daripada menggunakan
sistem ini. Sebagai contoh pentadbir dapat mengawal pengguna lain daripada
menyimpan, menukar, melihat atau mencetak maklumat.
Rice, Sydney (2003),
Choice Points. Palo Alto, CA: Davies-Black Publishing.
Fungsi Sistem
Sistem Gaji merangkumi
proses pengurusan gaji pekerja yang meliputi potongan dan pendapatan pekerja,
elaun kerja lebih masa, ganjaran pekerja kontrak, proses bayaran tunggakan gaji
dan sebagainya. Sistem Gaji membantu organisasi mengendalikan dan mengeluarkan
sistem pembayaran gaji bulanan untuk semua pekerja. Fungsi ini juga termasuk
penghasilan sistem pembayaran gaji, bayaran bonus dan lain-lain.
Ciri-ciri sistem gaji
ialah sistem ini mengendalikan gaji untuk pekerja yang menerima gaji di
syarikat tersebut termasuklah pekerja tetap iaitu pekerja tetap, pekerja
kontrak mahupun pekerja harian. Sistem ini juga membolehkan cetakan slip gaji
dan skim khas seperti SSM. Sistem ini juga memberi opsyen sebagai stand alone
Laporan yang termasuk
dalam sistem gaji ialah analisis trend kerja lebih masa di mana, kerja lebih
masa yang melebihi beberapa peratus yang ditetapkan oleh majikan, slip gaji
iaitu slip yang terdapat berapa nilai gaji seseorang pekerja dapat, ringkasan pembayaran
gaji, surat cukai dan juga banyak lagi.
Kebaikan sistem gaji
Dengan adanya sistem
gaji ini dapat memudahkan majikan untuk mencari maklumat-maklumat yang diperlukan
untuk membuat gaji, antaranya jumlah KWSP yang patut dipotong. Berapa lama
pekerja tersebut telah berkhidmat, ia itu di situ juga dapat mempengaruhi gaji
pekerja terbabit contohnya semakin lama pekerja tersebut berkhidmat di
organisasi tersebut, semakin tinggi gaji pekerja itu. terdapat juga senarai
kesalahan yang dilakukan oleh pekerja sekiranya ada, di situ majikan dapat
memotong gaji pekerja sekiranya mendapati melakukan kesalahan yang menyebabkan
pekerja tersebut dipotong gaji, antara kesalahan yang menyebabkan pemotongan
gaji ialah ponteng atau tidak hadir kerja. Dengan adanya sistem gaji.
Pembayaran gaji dapat dikira dengan lebih cepat kerana semua maklumat yang
dikehendaki berkaitan gaji semuanya sudah ada. Selain itu juga , dengan sistem
ini dapat meminimumkan pertindihan data. Iaitu jika ada data yang telah di
masukkan lebih dari sekali misalnya elaun pekerja, majikan dapat kenal pasti
dan kesilapan dapat dikurangkan. Kesahihan dan ketepatan data adalah
sangat tinggi kerana kebiasaan sistem ini jarang membuat kesilapan dalam
menyimpan dan memberi data berbanding penggunaan manual. Data juga dapat
diselenggarakan dengan mudah kerana semua data yang dikehendaki terdapat di
dalam sistem.
Kelemahan Sistem Gaji
Sistem gaji terdapat
beberapa kelemahan juga, iaitu sistem ini kurang selamat berbanding sistem
manual, kerana pelbagai virus boleh memasuki sistem tersebut. Ini kerana sistem
yang menggunakan sistem atas talian berpotensi tinggi untuk sistem tersebut
diserang virus. Penipuan boleh berlaku ke atas sistem tersebut, iaitu dengan
seseorang yang dapat meletakkan data palsu ke dalam data tersebut. Selain itu,
apabila ketiadaan elektrik, majikan menghadapi kesukaran dalam menguruskan gaji
mengikut sistem, kerana sistem ini menggunakan elektrik dan majikan terpaksa
menggunakan sistem manual.
Kesimpulannya sistem
gaji sangat berguna kepada pentadbir dalam proses membayar gaji pekerja dan
sangat mudah digunakan berbanding sistem manual.
No comments:
Post a Comment