PENGAMBILAN DAN PEMILIHAN PEKERJA

PENGAMBILAN DAN PEMILIHAN PEKERJA

Pengambilan dan pemilihan pekerja dalam sesebuah organisasi merupakan fungsi yang amat penting untuk menjamin kejayaan pengurusan sumber manusia. Tanpa strategi pengambilan dan pemilihan yang baik, organisasi akan mengalami beberapa kesan negatif. Huselid (1994) serta Stewart dan Knowles (2000) menegaskan bahawa amalan pengambilan dan pemilihan pekerja akan memberi kesan ke atas prestasi organisasi secara keseluruhannya. Sebenarnya tujuan umum pengambilan dan pemilihan pekerja adalah untuk mencari pekerja yang terbaik bagi sesuatu jawatan yang bersesuaian (picking the right person for the right job). Di samping itu pihak pengurusan atasan harus memastikan kuantiti dan kualiti sumber manusia dalam organisasi dapat menyokong segala misi, matlamat dan strategi organisasi. Atas dasar inilah pengambilan dan pemilihan pekerja dijalankan dengan teliti dan mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Gatewood dan Feild (1994) serta Scholarios, Lockyer dan Johnson (2003) mendefinisikan pengambilan dan pemilihan pekerja sebagai proses mengumpul dan menilai maklumat mengenai individu dalam proses menawarkan pekerjaan.

Pengambilan adalah proses menarik minat seberapa ramai calon untuk memohon pekerjaan dalam organisasi (Flynn, 1994; Farnham & Stevens, 2000; Min & Kleiner, 2001; Scholarios et al., 2003; Fish & Macklin, 2004). Pengambilan pada hari ini semakin mencabar kerana terdapat ramai calon yang berkelayakan memohon sesuatu kekosongan jawatan. Pada kebiasaannya proses pengambilan bermula apabila seseorang pengurus mengisi borang khas untuk memohon pekerja. Ia adalah satu dokumen lengkap yang mengandungi nama jawatan, jabatan yang memohon, tarikh pekerja diperlukan dan pengesahan daripada pengurus besar syarikat. Berdasarkan maklumat tersebut, seseorang pengurus sumber manusia akan merujuk kepada diskripsi tugas untuk mengenal pasti kelayakan yang diperlukan bagi memenuhi keperluan pengambilan organisasi.

Pemilihan pekerja pula adalah proses mengenal pasti dan memilih pekerja yang terbaik untuk organisasi. Pemilihan pekerja amat berkait rapat dengan pengambilan kerana kedua-duanya melibatkan proses menempatkan individu dalam organisasi. Pemilihan pekerja amat dipengaruhi oleh strategi pengambilan yang digunakan. Ini bermakna strategi pengambilan yang baik dapat menarik seberapa ramai calon untuk memohon jawatan tersebut dan pemilihan pekerja dapat dilakukan dengan lebih berkesan. Perbelanjaan dan usaha yang tinggi dalam pengambilan dapat menghasilkan calon terbaik untuk sesuatu jawatan. Pemilihan dibuat berdasarkan kepada kumpulan pemohon yang memohon sesuatu jawatan dan memilih mereka yang paling layak untuk jawatan tersebut. Torrington dan Hall (1991) berpendapat pemilihan pekerja yang dilakukan dengan berhati-hati dan mengikut prosedur yang ditetapkan boleh memberikan keadilan kepada semua pihak dan dapat mengelakkan kesilapan dalam pemilihan calon semasa temu duga. Ini bermakna sistem pengambilan dan pemilihan pekerja yang terbaik dapat meminimumkan diskriminasi dan memberi peluang kepada firma untuk membuat keputusan pemilihan pekerja yang tepat.

Pengambilan pekerja secara online mahupun mengikut sistem yang disediakan merupakan permohonan kerja dalam talian dan sistem pemprosesan yang membolehkan majikan mengiklankan peluang pekerjaan mereka, dan untuk calon-calon untuk mengemukakan permohonan secara dalam talian. Menggunakan medium internet yang berkuasa, mencari pekerjaan tidak lagi menjadi masalah untuk akan pekerja dalam era ini teknologi yang dipertingkatkan. Dengan pengenalan Sistem Pengambilan Online pengambilan  pekerja-pekerja baru kini dibuat lebih mudah bagi majikan.

Menggunakan sistem e-Recruitment ia dapat menjimatkan masa terutamanya kepada majikan., ini adalah kerana majikan boleh menyemak calon-calon yang terlibat dalam pemilihan pekerja berulang-ulang kali. Majikan boleh melihat kriteria-kriteria yang ada pada setiap calon dengan lebih teliti. Majikan tidak perlu membuang masa menyemak borang-borang manual dan hanya duduk di depan komputer yang mempunyai sistem tersebut. Walau bagaimanapun sistem ini juga boleh menjana banyak calon yang tidak berkelayakan dan majikan mempunyai masalah dalam memilih pekerja kerana terlalu ramai pekerja yang tidak berkelayakan juga ada.

Dengan adanya e-recruitment sistem majikan dapat mengurangkan kos pengiklanan, majikan hanya perlu mengiklankan pengambilan pekerja secara dalam talian dan tidak perlu mengupak orang untuk melakukan pengiklanan manual seperti penyediaan risalah-risalah pengiklanan. Selain itu dengan pengambilan pekerja dalam talian dapat membantu pekerja lain yang menguruskan pengambilan pekerja dengan lebih cekap dan efisien. Majikan juga tidak perlu menyewa tempat dan ruang untuk mengadakan proses pengambilan pekerja. Calon hanya duduk di hadapan komputer yang mempunyai sistem dalam talian di mana-mana sahaja tanpa perlu pergi ke tempat tertentu untuk menjalani proses pengambilan pekerja dan sekali menjimatkan masa calon dan pekerja itu sendiri. Ia juga meningkatkan kualiti calon iaitu majikan dapat memilih calon yang benar-benar sesuai dengan permintaan yang diperlukan.

Selain dari kelebihan pengambilan pekerja dalam talian ini terdapat juga kelemahan iaitu agak sukar untuk mengenal pasti maklumat peribadi yang diberikan calon adalah benar dan ia memerlukan masa untuk menentukan kesahihan data tersebut. Sistem ini mempunyai risiko yang tinggi ke atas kehilangan data akibat digodam oleh pihak luar dan jaringan keselamatan ke atas talian ini adalah amat rendah dan peluang untuk kehilangan maklumat adalah amat tinggi. Organisasi tidak boleh bergantung sepenuhnya terhadap sistem atas talian ini jika terjadi sesuatu seperti ketiadaan elektrik dan jika elektrik tiada program tersebut tidak dapat dijalankan

Kesimpulannya sistem pengambilan pekerja atas talian ini mempunyai banyak kelebihan kepada majikan dan masih terdapat kelemahan. Justeru itu pihak majikan tidak seharusnya bergantung penuh terhadap sistem ini.

Contoh laman organisasi yang menggunakan sistem ini ialah www.careerpath.com

Rujukan :

1.      Torrington, D., & Hall, L., (1991). Personnel management: A new approach. Hemel Hempstead: Prentice Hall.

2.      www.careerpath.com

3.      Flynn, G., (1994). Attracting the right employees and keeping them.

4.      Personnel Journal, 73, 44-49.

5.      Farnham, D., & Stevens, A., (2000). Developing and implementing competence–based recruitment and selection in a social services department – A case study of West Sussex County Council.– International Journal of Public

6.      Sector Management, 13(4), 369-382 Min, J. C., & Kleiner, B. H., (2001). How to hire employees effectively. Management Research News, 24(12), 31-38.

7.      Fish, A., & Macklin, R., (2004). Perception of executive search and advertised recruitment attributes and service quality. Personnel Review, 33(1), 30-54.

8.      Huselid, M. A., (1994). Documenting HR’s effect on company performance. HR Magazine, 39, 79-85.

9.      Stewart, J., & Knowles, V., (2000). Graduate recruitment and selection practices in small businesses. Career Development International Journal, 5(1), 21-38.

10.  Gatewood, D., & Feild H. S., (1994). Human Resource Selection. USA: The Dryden Press.

PEMBELAJARAN BERASASKAN TEKNOLOGI, PEMBELAJARAN PEMBANGUNAN KERJAYA (ELD)

PEMBELAJARAN BERASASKAN TEKNOLOGI, PEMBELAJARAN PEMBANGUNAN KERJAYA (ELD)

Pembangunan kerajaya merupakan pendidikan formal iaitu suatu latihan yang dapat meningkatkan kerjaya seseorang dalam sesuatu organisasi contohnya kursus Pemantapan Jati Diri. Dengan adanya kursus ini dapat meingkatkan kualiti pekerja tersebut. Dengan adanya pembangunan kerjaya ia dapat membantu pekerja pada masa akan datang iaitu contohnya  dari seseorang itu tidak mahir berkaitan dengan akaun, maka selepas menghadiri kursus tentang akaun, pekerja tersebut menjadi mahir dan mampu melaksanakan tugas dengan lebih produktif lagi. Dengan adanya pembangunan kerjaya, pekerja tersebut dapat meningkatkan pengetahuan dan prestasi kerja. Citrin, James M and Smith, Richard A (2003)

Sistem Sumber Manusia (HRIS) adalah sebuah perisian ataupun sebuah sistem yang mengendalikan sistem data pekerja iaitu data peribadi pekerja, cuti, kursus, ataupun apa sahaja tentang maklumat pekerja yang berkait rapat dengan organisasi. Dengan adanya sistem HRIS majikan dapat mencari data-data pekerja dengan mudah, teratur dan senang. Biasanya maklumat yang terdapat di dalam sistem tersebut ialah data-data peribadi pekerja, pengalaman pekerja, gaji pekerja dan prestasi pekerja itu sendiri. Dengan adanya maklumat-maklumat tersebut, majikan dapat menyediakan latihan yang sesuai untuk pekerjanya berdasarkan prestasinya, kelayakannya dan kesesuaian kursus tersebut.

Apabila kursus dilakukan melalui Sistem Sumber Manusia, pengendalian kursus akan menjadi lebih mudah berbanding penggunaan secara manual. Iaitu peserta hanya meletakkan data peribadi di sistem tersebut dan memilih kursus yang berkelayakan. Di situ pemohon juga dapat melihat kursus yang ditawarkan. Dan pemohon dapat melihat bilakah kursus tersebut dijalankan.

Kursus atas talian dengan cara mendaftar di sistem internet yang disediakan. Cara peserta menghadiri kursus tersebut ialah hanya duduk di hadapan komputer yang mempunyai sistem kursus tersebut dan tidak perlu pergi ke tempat yang jauh untuk menghadiri kursus. Di dalam rumah juga peserta boleh menghadiri kursus tersebut dengan syarat mereka mempunyai komputer yang mempunyai sistem kursus tersebut. Berbanding dengan kursus di luar mereka perlu ke suatu tempat kursus dan memerlukan masa yang lama untuk pergi ke tempat kursus. Kos dapat dikurangkan dengan menggunakan sistem. Mereka tidak perlu menggunakan banyak peralatan seperti kertas, tempat kursus seperti dewan. Tetapi masih terdapat kelemahan terhadap kursus atas talian iaitu pengajar tidak dapat memantau sepenuhnya apa yang peserta buat sepanjang menghadiri kursus tersebut. Tidak semua kursus boleh dilakukan secara atas talian, hanya kursus yang bersifat fakta seperti kursus pengenalan pekerjaan yang hanya perlu peserta duduk di hadapan slide yang dipenuhi maklumat organisasi. Dengan adanya sistem ini dapat meningkatkan kualiti kursus serta menjimatkan masa.

SISTEM GAJI

Sistem gaji ialah satu projek yang dibangunkan untuk kegunaan pejabat atau industri kecil dan sederhana. Sistem ini sangat berguna dalam proses membayar gaji. Sistem ini lebih menyenangkan kerja pentadbir jika dibandingkan dengan sistem secara manual. Sistem ini dapat menyelesaikan masalah pentadbiran. Contohnya dalam mengira gaji pekerja. Sistem ini akan mengira gaji secara automatik. Selain itu, sistem ini dapat menjimatkan masa pentadbir dan mempunyai antara muka sesuai serta menjimatkan kertas. Dengan adanya sistem ini, prestasi kerja pentadbir akan meningkat. Tambahan pula, sistem ini dapat memaparkan maklumat dengan cara yang mudah dan cepat. Dalam analisis yang dibuat, terdapat beberapa masalah yang dikenal pasti dalam sistem yang digunakan sekarang. Sebagai contoh, pejabat dan industri memerlukan satu sistem yang dapat menjalankan semua proses membayar gaji. Sistem yang dibangunkan mestilah selamat digunakan dan dapat mencetak penyata gaji pekerja dan laporan. Selain itu, sistem ini juga perlu mengira gaji secara automatik dan mempunyai fungsi mengekalkan maklumat pekerja, buat salinan maklumat, mencari, menyimpan maklumat sejarah dan dapat menjimatkan masa. Kaedah yang digunakan untuk membangunkan Payroll Sistem ialah Modern-driven development (MDD). MDD ialah teknik melukis model yang menganalisis kan masalah, mendapatkan keperluan dalam perniagaan dan mereka bentuk sistem maklumat. Terdapat tujuh dasa dalam kaedah MDD iaitu fasa penyiasatan, fasa mengenal pasti masalah, analisis keperluan, analisis keputusan, mereka bentuk, pembinaan dan perlaksanaan. Skop untuk Payroll system ini dibahagikan kepada enam bahagian. Iaitu bayaran biasa, zakat, pinjaman, insurans, tabung haji dan A.S.N. Bayaran biasa digunakan untuk menyimpan semua proses membayar gaji dan mencetak penyata gaji pekerja. Zakat digunakan untuk menyimpan maklumat zakat dan mencetak maklumat zakat. Selain itu, pinjaman digunakan untuk menyimpan maklumat peminjam sekiranya seseorang pekerja dikehendaki membayar pinjaman kereta , pinjaman perumahan ataupun pinjaman komputer. Bagi insurans pula, sistem ini juga digunakan untuk menyimpan maklumat insurans yang dibeli oleh pekerja. Tambahan pula, tabung haji dan A.S.N juga digunakan untuk menyimpan maklumat masing-masing. Pentadbir dapat mengawal seseorang daripada menggunakan sistem ini. Sebagai contoh pentadbir dapat mengawal pengguna lain daripada menyimpan, menukar, melihat atau mencetak maklumat.

Rice, Sydney (2003), Choice Points. Palo Alto, CA: Davies-Black Publishing.

Fungsi Sistem

Sistem Gaji merangkumi proses pengurusan gaji pekerja yang meliputi potongan dan pendapatan pekerja, elaun kerja lebih masa, ganjaran pekerja kontrak, proses bayaran tunggakan gaji dan sebagainya. Sistem Gaji membantu organisasi mengendalikan dan mengeluarkan sistem pembayaran gaji bulanan untuk semua pekerja. Fungsi ini juga termasuk penghasilan sistem pembayaran gaji, bayaran bonus dan lain-lain.

Ciri-ciri sistem gaji ialah sistem ini mengendalikan gaji untuk pekerja yang menerima gaji di syarikat tersebut termasuklah pekerja tetap iaitu pekerja tetap, pekerja kontrak mahupun pekerja harian. Sistem ini juga membolehkan cetakan slip gaji dan skim khas seperti SSM. Sistem ini juga memberi opsyen sebagai stand alone

Laporan yang termasuk dalam sistem gaji ialah analisis trend kerja lebih masa di mana, kerja lebih masa yang melebihi beberapa peratus yang ditetapkan oleh majikan, slip gaji iaitu slip yang terdapat berapa nilai gaji seseorang pekerja dapat, ringkasan pembayaran gaji, surat cukai dan juga banyak lagi.

Kebaikan sistem gaji

Dengan adanya sistem gaji ini dapat memudahkan majikan untuk mencari maklumat-maklumat yang diperlukan untuk membuat gaji, antaranya jumlah KWSP yang patut dipotong. Berapa lama pekerja tersebut telah berkhidmat, ia itu di situ juga dapat mempengaruhi gaji pekerja terbabit contohnya semakin lama pekerja tersebut berkhidmat di organisasi tersebut, semakin tinggi gaji pekerja itu. terdapat juga senarai kesalahan yang dilakukan oleh pekerja sekiranya ada, di situ majikan dapat memotong gaji pekerja sekiranya mendapati melakukan kesalahan yang menyebabkan pekerja tersebut dipotong gaji, antara kesalahan yang menyebabkan pemotongan gaji ialah ponteng atau tidak hadir kerja.  Dengan adanya sistem gaji. Pembayaran gaji dapat dikira dengan lebih cepat kerana semua maklumat yang dikehendaki berkaitan gaji semuanya sudah ada. Selain itu juga , dengan sistem ini dapat meminimumkan pertindihan data. Iaitu jika ada data yang telah di masukkan lebih dari sekali misalnya elaun pekerja, majikan dapat kenal pasti dan kesilapan dapat dikurangkan.  Kesahihan dan ketepatan data adalah sangat tinggi kerana kebiasaan sistem ini jarang membuat kesilapan dalam menyimpan dan memberi data berbanding penggunaan manual. Data juga dapat diselenggarakan dengan mudah kerana semua data yang dikehendaki terdapat di dalam sistem.

Kelemahan Sistem Gaji

Sistem gaji terdapat beberapa kelemahan juga, iaitu sistem ini kurang selamat berbanding sistem manual, kerana pelbagai virus boleh memasuki sistem tersebut. Ini kerana sistem yang menggunakan sistem atas talian berpotensi tinggi untuk sistem tersebut diserang virus. Penipuan boleh berlaku ke atas sistem tersebut, iaitu dengan seseorang yang dapat meletakkan data palsu ke dalam data tersebut. Selain itu, apabila ketiadaan elektrik, majikan menghadapi kesukaran dalam menguruskan gaji mengikut sistem, kerana sistem ini menggunakan elektrik dan majikan terpaksa menggunakan sistem manual.

Kesimpulannya sistem gaji sangat berguna kepada pentadbir dalam proses membayar gaji pekerja dan sangat mudah digunakan berbanding sistem manual.

FOLIO 1 : Apa Itu Sistem Maklumat Sumber Manusia?

 Apa Itu Sistem Maklumat Sumber Manusia?

Sistem ditakrifkan sebagai satu set elemen yang dihubungkan bersama bagi memenuhi objektif yang sama. Subsistem adalah sebahagian daripada sistem yang besar. Dalam sesebuah pengurusan, organisasi adalah sistem. Konsep sistem bagi pengurusan sistem maklumat adalah mengoptimumkan output organisasi dengan menghubungkan subsistem melalui perantaraan pertukaran maklumat. Maklumat terdiri daripada data yang diambil dan kemudiannya diproses bagi tujuan mendapatkan maklumat, membuat kesimpulan /asas bagi membuat ramalan dan keputusan.

Ia merupakan sistem yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi, menganalisis, mengambil, dan menyebarkan maklumat mengenai sumber manusia sesebuah organisasi.HRIS yang tidak semata-mata perkakasan komputer dan yang berkaitan HR perisian yang berkaitan. Walaupun HRIS termasuk perkakasan dan perisian, ia juga termasuk orang, borang, dasar dan prosedur dan data. (Kavanagh et al. 1990)

Sistem Maklumat dedifinisikan sebagai sekumpulan kompenen yang saling berkaitan di antara satu sama lain yang berperanan untuk mengumpul ( atau mendapatkan kembali, memproses, menyimpan dan mengagihkan maklumat. Ia berfungsi untuk menyokong proses membuat keputusan dan pengawalan di dalam sesebuah organisasi. Selain daripada itu, maklumat juga boleh membantu pengurus serta pekerja menganalisis masalah, menggambarkan subjek-subjek yang kompleks serta mencipta produk-produk baru. (Kenneth C. Ludon 2002).

Pada pendapat aku Sistem Maklumat Sumber Manusia ialah satu kaedah yang menggunakan system atas talian. Di dalam sistem tersebut mempunyai segala maklumat tentang Sumber Manusia. Dari maklumat peribadi, maklumat berkenaan penilaian prestasi, gaji dan pelbagai lagi maklumat. Dengan hanya hujung jari sahaja kita boleh mendapatkan pelbagai maklumat berkenaan dengan maklumat diri.

Dengan adanya Sistem Maklumat Sumber Manusia kita tidak perlu bersusah payah menggunakan borang untuk menghantar maklumat. Misalnya cuti, kita hanya perlu ke sistem tersebut dan memohon cuti di atas talian. Ini lebih menjimatkan masa dan kertas. Ia lebih mudah dan praktikal. Apabila menggunakan borang, agak sukar kerana pemprosesan menggunakan borang memakan masa yang lama untuk mendapat kelulusan dari pihak atasan, berbanding hanya menggunakan sistem, pihak atasan hanya perlu meluluskan permohan cuti tersebut melalui sistem dan tidak perlu menggunakan borang dan risiko borang hilang adalah tinggi berbanding dengan penggunaan sistem

Dengan adanya data-data mentah yang sedia ada seperti maklumat diri, semua itu akan dimasukkan ke dalam sistem, dan dianalisa dan digunakan untuk memproses maklumat.

RUJUKAN :

Kavanagh et al (1990) Human Resources information system. Boston : PWS-Kent.
Kenneth C. Laudon and Jane P. Laudon (2002) Pengurusan Sistem Maklumat, Prentice Hall, pp 5